Tutta la posta, la corrispondenza in entrata e quella in uscita e qualunque scambio di comunicazioni tra l’azienda e l’esterno adesso può essere gestita in maniera del tutto informatizzata. Tramite CarbonCopy.it infatti le attività relative alla gestione del protocollo vengono eseguite in maniera veloce e sicura.

Il gestionale consente di registrare con rapidità le anagrafiche di tutti i destinatari ed i mittenti. Per ognuno di essi è possibile attribuire una posizione del piano d'archivio (PDA). Ogni volta che viene registrata della corrispondenza in entrata o in uscita il software proporrà in automatico in quale posizione detto documento dovrà essere fisicamente conservato e contemporaneamente lo archivia digitalmente, avviando la scansione tramite lo scanner collegato al proprio PC. Questa procedura consente successivamente di reperire con immediatezza qualunque documento ricercato per:

• mittente o destinatario
• parola chiave
• posizione d'archivio
• intervallo di date
• numero di protocollo se noto

Il protocollo informatico provvede, naturalmente ad assegnare in maniera univoca e progressiva il numero di protocollo al documento registrato. In questa maniera si è certi della corretta cronologia temporale con cui la corrispondenza è pervenuta o è stata inviata. Non solo, il gestionale provvede anche a tutelare le informazioni che vengono in esso registrate. Ogni operatore abilitato potrà archiviare in ingresso la corrispondenza. Un avanzato sistema di autorizzazioni, preventivamente definito, consentirà o meno di poter accedere alla consultazione dei contenuti del protocollo informatico, eventualmente anche a quelli da egli stesso inseriti. Potrà accedere solo alle posizioni del piano d'archivio (PDA) autorizzate mentre gli sarà preclusa la visione delle parti non autorizzate.

Ma non finisce quì ! I documenti in uscita potranno essere digitati direttamente tramite l'editor della gestione del protocollo di CarbonCopy.it. Non sarà più necessario utilizzare programmi di terze parti (esempio Word) per realizzare il documento. Scritto direttamente sul gestionale potrà essere immediatamente archiviato, stampato, con o senza la firma, ed eventualmente anche essere inviato via mail ad uno o più indirizzi! Non si dovrà quindi utilizzare un programma di posta elettronica per fare ciò.

Il documento digitato tramite l'editor di CarbonCopy.it, oltre ad essere archiviato potrà essere recuperato anche tramite la ricerca di qualunque parola in esso contenuto. Potrà essere stampato tramite la generazione di un documento PDF direttamente sulla carta intestata aziendale. In esso verrà segnato il numero di protocollo, la data del documento, gli estremi di chi lo ha redatto, uno o più destinatari a cui esso viene indirizzato etc.

Ed ancora.. Così come spesso avviene è possibile integrare al documento degli allegati sia per la corrispondenza in entrata che in uscita. Questi portranno essere resi parte integrante della comunicazione o destinati alla sola consultazione e quindi al solo uso interno da parte degli operatori.