Niente più richieste cartacee, niente più comunicazioni via fax. Da oggi con CarbonCopy.it tutte le comunicazioni interne tra le varie aree aziendali sono molto più veloci e semplici da effettuare. Utilizzando il software, le comunicazioni aziendali interne “viaggiano” sul web, diventano quindi velocissime permettendo di azzerare i tempi di attesa – spesso troppo lunghi e non più rispondenti alle esigenze delle aziende moderne – tra una richiesta e la relativa risposta.

CarbonCopy.it consente l’invio delle comunicazioni aziendali accedendo al sito internet www.4handy.it. Tutti gli operatori abilitati dall’amministratore dell’azienda possono accedere al sistema tramite una user id e una password personali. L’utilizzo di questo sistema è facile ed intuitivo, oltre che sicuro, grazie ad un codice alfanumerico di sicurezza da inserire al momento dell’accesso dopo aver digitato la user id e la password. Ciò rende impossibile l’intrusione da parte di estranei al profilo personale di chi utilizza CarbonCopy.it: ogni operatore infatti viene dotato di una scheda contenente i codici alfanumerici da inserire al momento di ogni singolo accesso.

Inviare una comunicazione interna è facilissimo: il mittente può selezionare uno o molteplici destinatari del messaggio che compariranno tutti in un’unica schermata e, in base alle esigenze aziendali, possono essere suddivisi per dipartimento, ufficio o unità operativa. Risulterà così immediato inviare la comunicazione al giusto destinatario: ad esempio il capo dell’ufficio acquisti o il responsabile sanitario di una determinata unità operativa. Il mittente, oltre ai destinatari principali, può anche scegliere di inviare la stessa comunicazione ad altri destinatari, per conoscenza.

La comunicazione in sostanza ricalca il modello delle e-mail e consente anche di allegare qualunque tipo di documento. L’assoluta innovazione è la tracciabilità di tutte le comunicazioni interne che, nonostante viaggino tramite internet, vengono identificate da un numero di protocollo che identifica ogni singola comunicazione: questo consente la piena tracciabilità di tutti i messaggi. Nessuno, quindi, potrà mai dire: “La tua comunicazione non mi è mai arrivata”.

Il mittente, inoltre, sa in tempo reale quando il destinatario legge la comunicazione per ricevere poi la risposta. Il destinatario, a sua volta, può inoltrare la comunicazione ad altri operatori, nel caso in cui siano necessarie ulteriori verifiche. Inoltre, il mittente può, se necessario, richiedere un “visto”: in quel caso, la comunicazione non sarà visibile ai destinatari fino a quando non sarà “vistata” dall’operatore (o dagli operatori) a cui è stato richiesto.

Tutte le comunicazioni interne vengono automaticamente archiviate dal sistema e possono essere recuperate in maniera veloce grazie ad un motore di ricerca. Ogni operatore, in sostanza, grazie a CarbonCopy.it è in grado di crearsi un proprio “schedario” virtuale, evitando eventuali perdite di tempo – spesso lunghissime – per recuperare un documento, un certificato, una risposta ad una richiesta ufficiale spulciando tra carte, cassetti e armadi. CarbonCopy.it è dotato inoltre di un sistema di gestione delle cartelle, create da ogni singolo operatore: sono i “cassetti” virtuali in cui archiviare e sistemare le proprie “carte”, attingendovi quando necessario. In tutta facilità e in un click.

CarbonCopy.it possiede, infine, un sistema di messaging che consente di mandare comunicazioni istantanee – anche con degli allegati – quando non sia necessario inviare una comunicazione ufficiale e protocollata.