CarbonCopy.it è stato ideato pensando alla possibilità di allegare alle comunicazioni, alla corrispondenza in entrata ed in uscita, ogni documento utile e necessario per le successive ricerche e consultazioni. Pertanto basterà semplicemente premere sul gestionale il pulsante di scansione per far "avviare" lo scanner trasformare in pdf ed inviare ed archiviare una o più pagine del documento cartaceo.

Questa modalità prevede che tutti gli allegati e le scansioni di documenti vengano archiviati nello spazio messo a disposizione da CarbonCopy.it per ciascuna azienda cliente. In questa maniera da qualunque parte del mondo, dentro o fuori l'azienda, sarà possibile non solo accedere ai contenuti delle comunicazioni interne, delle lettere protocollate in uscita ed in entrata ma anche visionare e consultare i documenti allegati se presenti.

Sono previste due modalità di conservazione dei documenti scansionati ed allegati.

La prima è possibile effettuarla sugli stessi server su cui opera il nostro gestionale CarbonCopy.it. In questa modalità la nostra azienda provvederà con regolare periodicità ad effettuare le copie e, su richiesta, a fornire annualmente supporto DVD con la copia dei documenti archiviati.

La seconda prevede di archiviare i file relativi ai documenti scansionati e gli altri allegati su uno spazio web acquistato presso terzi e ad un costo notevolmente conveniente. In questa modalità non viene però effettuata copia dei documenti e non sarà possibile realizzare copia su formato DVD poichè, fisicamente, non è possibile accedere al server dislocato presso altra infrastruttura.

Per entrambe le soluzioni è comunque sempre possibile consultare on-line i documenti allegati.